Documenti elettronici: facciamo il punto sulla conservazione sostitutiva obbligatoria

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La trasformazione digitale ha comportato la sostituzione di molti documenti cartacei con i corrispettivi in formato elettronico, un cambiamento sostanziale che ha richiesto anche un apposito adeguamento normativo. In particolar modo, la legge prevede specifiche regole sulla conservazione sostitutiva obbligatoria dei documenti elettronici, per aiutare le aziende pubbliche e private ad avere una gestione documentale efficiente e conforme.

Si tratta nello specifico della conservazione digitale a norma, come definito dalla nomenclatura ufficiale adottata dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Le norme stabiliscono che dal 1° gennaio 2022 è necessario conservare in modo idoneo tutti i documenti informatici con una rilevanza civilistica, come i contratti, le conferme d’ordine, le fatture elettroniche, le PEC e i documenti sottoscritti con firma digitale.

La conservazione digitale a norma adottata dalle imprese deve assicurare una serie di standard fondamentali, adottando processi e strumenti che garantiscono autenticità, integrità, leggibilità, affidabilità e reperibilità di tali documenti elettronici. Per farlo è opportuno dotarsi di un software dedicato, possibilmente sfruttando i vantaggi della tecnologia cloud, per usufruire di un’archiviazione e una conservazione dei documenti informatici perfettamente a norma di legge, affidabile e semplice da gestire.

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Come scegliere il software giusto per la conservazione digitale a norma

Tra le soluzioni più utilizzate in Italia per la conservazione sostitutiva obbligatoria c’è TeamSystem Archive, il software per l’archiviazione digitale con 1,5 milioni di titolari e 2,5 miliardi di documenti conservati.

Si tratta di un servizio in cloud che permette di archiviare e conservare i documenti informatici secondo le norme di legge per digitalizzare integralmente queste operazioni, delegare l’intero processo di conservazione e usufruire di documenti digitali sempre accessibili in qualunque momento e da qualsiasi posizione.

TeamSystem Archive è un software per la conservazione digitale a norma pensato appositamente per aziende, startup e studi professionali, qualificato come Servizio Cloud QC1 da parte dell’Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale.

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Con questa tecnologia è possibile garantire la validità legale dei documenti digitali nel tempo, assicurare l’autenticità e l’integrità dei dati per prevenire eventuali manomissioni o contraffazioni, rispettare tutte le normative, come le linee guida AgID e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), e ottimizzare l’archiviazione dei documenti informatici facilitandone la ricerca e liberando spazio fisico in azienda.

Nella scelta del software giusto per la conservazione digitale a norma, infatti, bisogna sempre considerare alcuni fattori. Innanzitutto, la piattaforma deve garantire la sicurezza dei documenti conservati, per esempio attraverso l’adozione di sistemi avanzati di autenticazione e di tecnologie evolute di crittografia.

Il programma deve anche essere conforme alle normative in materia di cybersecurity, per assicurare un’adeguata protezione contro le principali minacce informatiche e la presenza di procedure efficaci per tutelare i dati e l’operatività aziendale in caso di attacco hacker.

Bisogna poi valutare l’affidabilità del software, accertandosi che sia in grado di gestire anche volumi elevati di dati, rivolgendosi solo ed esclusivamente a fornitore seri e competenti con molta esperienza nel settore. Ovviamente non devono mancare una serie di funzionalità necessarie per la gestione della conservazione dei documenti informatici, ad esempio per l’archiviazione e la consultazione. Inoltre, il software deve essere facile da usare, integrabile con altri gestionali utilizzati dall’azienda o dallo studio e avere costi sostenibili e competitivi con un ottimo rapporto qualità-prezzo.

I vantaggi della conservazione digitale a norma dei documenti informatici

Con un buon software per la conservazione digitale a norma è possibile custodire in modo efficiente e conforme tutta una serie di documenti informatici. Tra questi ci sono quelli di natura fiscale come fatture, note di credito, registri IVA e libro cespiti, oppure i documenti fiscali ausiliari come ordini, DDT, bilanci e schede contabili. Lo stesso vale per le dichiarazioni fiscali come redditi, modello F24 e indici sintetici di affidabilità, documento del lavoro come note spese e libro unico del lavoro, oppure PEC, contratti, preventivi, documenti di riconoscimento e altri.

La conservazione a norma dei documenti digitali assicura prima di tutto un vantaggio in termini di maggiore efficienza gestionale, rendendo la gestione dei documenti informatici più accurata, semplice e sicura. Si possono ottenere anche dei benefici importanti nel risparmio di soldi e tempo, liberando risorse utili da concentrare nella crescita del business, ad esempio riducendo i costi legati alla carta da stampa o ai faldoni per la conservazione dei documenti aziendali cartacei. Questo approccio aiuta anche a salvaguardare l’ambiente, diminuendo il consumo di carta e l’utilizzo di inchiostri di stampa.

La conservazione digitale a norma permette inoltre di velocizzare la consultazione dei documenti informatici, infatti basta una semplice ricerca attraverso il software per individuare all’istante tutte le informazioni desiderate. Con il cloud è possibile beneficiare anche di alcuni vantaggi aggiuntivi, poiché questa tecnologia permette di migliorare la sicurezza dei dati conservati e rendere questi processi più flessibili, efficienti e scalabili, sia nella conservazione che nell’archiviazione dei documenti informatici gestiti da aziende e studi professionali.